Fast jeder Shop im B2B hängt an einem Warenwirtschaftssystem. Die Anbindung dazwischen ist selten das, worüber gesprochen wird, aber sie entscheidet darüber, ob der Shop im Alltag Arbeit abnimmt oder zusätzliche erzeugt.
Diese Seite beschreibt, was zwischen beiden Systemen fließen muss, welche Grundsatzentscheidung dahintersteckt und woran belastbare Anbindungen erkennbar sind. Sie gilt für Shopware genauso wie für Shopify, Magento, JTL oder eine gewachsene Eigenentwicklung, denn die Fragen sind überall dieselben.
Die fünf Strecken, die zusammenkommen
Artikel und Stammdaten. Vom ERP in den Shop. Dabei ist zuerst zu klären, welche Artikel überhaupt online gehören. Ein Sortiment unbesehen zu spiegeln führt zu einem Shop voller Positionen, die niemand kaufen kann.
Preise. Der anspruchsvollste Teil, weil im B2B selten ein Preis pro Artikel gilt. Dazu gibt es eine eigene Seite über kundenindividuelle Preise und Staffeln.
Bestände und Verfügbarkeit. Eigenes Lager, Lieferantenbestände, Verbundlager. Hier hängt die Aussage, mit der du eigentlich verkaufst: lieferbar oder nicht.
Aufträge. Vom Shop zurück ins ERP, und zwar so, dass sie dort ohne Nacharbeit weiterlaufen. Das ist die Strecke, an der sich zeigt, ob eine Anbindung fertig ist oder nur fast.
Kunden und Konditionen. Wer darf sich anmelden, welche Preisgruppe gilt, welche Lieferadressen sind hinterlegt, wer darf im Kundenunternehmen freigeben.
Die ersten vier sind fast immer im Gespräch. Die fünfte wird regelmäßig vergessen und ist der Grund, warum die Anmeldung im Shop später zum Thema wird.
Die Grundsatzentscheidung: live abfragen oder übertragen
Fast jede Diskussion über ERP-Anbindungen läuft auf diese Frage hinaus.
Live abfragen heißt: Der Shop fragt im Moment des Seitenaufrufs beim ERP nach. Die Angaben sind dann immer aktuell. Der Preis dafür ist, dass der Shop nur so schnell und nur so verfügbar ist wie das ERP.
Übertragen heißt: Daten werden in Intervallen in den Shop geschrieben und dort vorgehalten. Die Seite ist schnell und funktioniert auch, wenn das ERP gerade nicht antwortet. Der Preis ist, dass Angaben zwischen zwei Übertragungen veralten können.
In der Praxis ist fast immer eine Mischung richtig:
- Stammdaten übertragen. Artikelbeschreibungen ändern sich selten genug.
- Preise und Bestände live abfragen, aber mit einem übertragenen Stand als Rückfallebene, damit die Seite nicht leer bleibt, wenn die Abfrage einmal nicht antwortet.
- Aufträge sofort übergeben, mit Wiederholung, falls die Übergabe fehlschlägt.
Welche Mischung passt, hängt an Sortimentsgröße, Anzahl der Konditionen und daran, wie schnell die Seiten sein sollen. Das ist eine Abwägung, keine Glaubensfrage, und sie lässt sich messen.
Woran du merkst, dass die Anbindung nicht trägt
- Der Innendienst prüft Shop-Bestellungen grundsätzlich noch einmal von Hand nach.
- Preise oder Bestände stimmen gelegentlich nicht, und niemand kann sagen, seit wann.
- Der Shop wird spürbar langsam, wenn im ERP viel los ist.
- Eine fehlgeschlagene Übertragung fällt erst auf, wenn ein Kunde nachfragt.
- Vor jedem ERP-Update ist unklar, ob der Shop danach noch funktioniert.
- Es gibt einen Menschen im Haus, der als Einziger weiß, wie die Schnittstelle funktioniert.
Jeder einzelne Punkt ist für sich lösbar. Zusammen beschreiben sie einen Zustand, in dem die Technik zwar läuft, aber niemand ihr wirklich vertraut. Und ein Shop, dem der eigene Vertrieb nicht traut, wird intern nicht empfohlen.
Häufige Ursachen, wenn es hakt
Keine Protokollierung. Wenn nicht festgehalten wird, welcher Datensatz wann übertragen wurde, ist jede Abweichung eine Suche ins Blaue.
Keine Wiederholung. Netzwerke haben Aussetzer, Systeme werden neu gestartet. Eine Übertragung ohne Wiederholungslogik verliert dabei genau die Daten, die gerade unterwegs waren.
Mehrfachverarbeitung. Wird ein Auftrag zweimal übergeben, darf er im ERP nicht zweimal entstehen. Das ist keine Kleinigkeit, sondern muss beim Bau mitgedacht werden.
Zu viel auf einmal. Ein nächtlicher Vollabgleich über 200.000 Artikel läuft irgendwann in den Morgen hinein. Sinnvoller ist, nur Änderungen zu verarbeiten.
Unterschätzte Last. Ein Shop fragt anders an als ein Sachbearbeiter. Hundert gleichzeitige Besucher auf einer Kategorieseite können mehr Abfragen erzeugen als ein ganzer Vormittag im Innendienst. Das gehört vor dem Livegang gemessen.
Gekoppelte Updates. ERP und Shop werden unabhängig voneinander aktualisiert. Wenn die Verbindung dazwischen fest mit einer bestimmten Version verdrahtet ist, legt jedes Update beide Seiten still.
Was eine belastbare Anbindung ausmacht
Aus unserer Sicht sind das fünf Eigenschaften:
- Nachvollziehbar. Für jeden Datensatz ist erkennbar, wann er übertragen wurde und was dabei passiert ist.
- Wiederholbar. Fehlgeschlagene Übertragungen laufen automatisch erneut, ohne Duplikate zu erzeugen.
- Überwacht. Ein stiller Ausfall meldet sich, statt tagelang unbemerkt zu bleiben. Mehr dazu unter Shop-Monitoring.
- Entkoppelt. Fällt eine Seite aus, bleibt die andere bedienbar, wenn auch mit eingeschränkter Aktualität.
- Beschrieben. Jemand, der neu dazukommt, versteht anhand der Dokumentation, was wohin fließt. Nicht erst nach einem Gespräch mit dem Kollegen, der es gebaut hat.
Wie wir dabei vorgehen
Wir klären zuerst, welche Wege dein ERP tatsächlich anbietet, denn das unterscheidet sich stark zwischen Branchensystemen wie enventa oder GWS und gewachsenen Eigenlösungen. Häufig ist mehr vorhanden als genutzt wird.
Danach legen wir pro Datenart fest, in welche Richtung sie fließt, wie aktuell sie sein muss und was passiert, wenn die Gegenseite gerade nicht antwortet. Gebaut wird mit Protokoll, Wiederholung und Überwachung, und wir messen die Last, bevor es live geht, nicht danach.
