Shopware ERP Schnittstellen: Warenwirtschaft sauber anbinden

Eine Bestellung kommt im Shop an, und jemand tippt sie in die Warenwirtschaft ab. Abends läuft ein Import für die Bestände, und Änderungen an Artikeln werden an zwei Stellen gepflegt. Das funktioniert eine Zeit lang, bis das Sortiment wächst.

Eine gute Shopware ERP Schnittstelle nimmt deinem Team diese Arbeit ab. Hier zeigen wir, wie das in Shopware konkret aussieht. Die Grundsatzfragen, die für jedes Shopsystem gelten, stehen unter ERP-Anbindung für den Online-Shop.

Was du davon im Alltag hast

• Aufträge laufen durch. Eine Shop-Bestellung erreicht das ERP ohne Abtippen.
• Dein Team pflegt an einer Stelle. Für jede Datenart ist klar, welches System führt.
• Kunden sehen den aktuellen Stand. Bestände, Status und Sendungsnummer kommen aus dem ERP zurück in den Shop.
• Fehler bleiben nicht liegen. Hakt eine Übertragung, läuft sie erneut oder meldet sich, bevor ein Kunde nachfragt.

So setzen wir das in Shopware um

Artikel und Stammdaten. Größere Mengen schreiben wir über die Sync API, denn sie verarbeitet viele Datensätze in einem Aufruf. Die Indexierung lässt sich dabei in die Warteschlange verlegen, damit der Shop während eines großen Imports schnell bleibt.

Bestände. Führt dein ERP den Bestand, lässt sich die eigene Bestandsführung von Shopware abschalten. Sonst würden beide Systeme gleichzeitig rechnen.

Preise. Staffelpreise bildet Shopware von Haus aus ab. Kundenindividuelle Preise brauchen eine eigene Lösung oder eine passende Erweiterung, siehe kundenindividuelle Preise im B2B-Shop.

Aufträge. Ein Plugin reagiert auf die Bestellung und legt die Übergabe in die Message Queue. Der Kunde wartet also nicht auf dein ERP. Eine erneute Übergabe darf keinen zweiten Auftrag erzeugen.

Status und Sendung. Das ERP meldet Änderungen zurück, und Shopware führt den Status über seine Zustandsmaschine. Damit laufen auch die passenden E-Mails und Flows an.

Überwachung. Wir beobachten nicht nur Fehler, sondern auch ausbleibende Übertragungen. Mehr dazu steht unter Shopware Monitoring.

Welche ERP-Systeme im Mittelstand infrage kommen

Diese Übersicht ist eine Orientierung, keine Marktstatistik und keine vollständige Liste.

Beispiel: So würden wir eine Anbindung planen

Dieses Beispiel ist frei erfunden. Es zeigt, wie wir vorgehen würden, nicht ein abgeschlossenes Kundenprojekt.

Stell dir einen Händler für Werkzeuge und Industriebedarf vor: rund 40 Mitarbeitende, Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP und ein neuer B2B-Shop auf Shopware 6. Der Innendienst tippt Shop-Bestellungen von Hand ins ERP, und Stammkunden erwarten im Shop ihre eigenen Preise.

Schritt 1: Für jede Datenart festlegen, wie sie fließt. Das ERP bleibt führend, nur die Bestellung entsteht im Shop.

Schritt 2: Die Reihenfolge nach Nutzen wählen. Zuerst kommen die Aufträge, weil sie täglich Handarbeit kosten. Danach folgen Status und Bestände, dann die Artikel. Die Kundenpreise kommen zuletzt, weil sie am meisten Abstimmung brauchen und wir ihren Weg an echten Daten messen wollen.

Schritt 3: Das ERP konkret prüfen. Für Business Central würden wir uns diese Punkte ansehen:

• Aufträge: Die API legt Aufträge über salesOrders an. Die Shop-Bestellnummer gehört in externalDocumentNumber, damit sich eine doppelte Übergabe erkennen lässt.
• Änderungen: Webhooks melden Änderungen an Artikeln und Aufträgen. Sie laufen nach drei Tagen ab und müssen erneuert werden. Meldungen kommen standardmäßig mit etwa 30 Sekunden Verzögerung, größere Änderungen auch gesammelt. Deshalb gehört ein regelmäßiger Abgleich dazu.
• Zusatzfelder: Die Standard-API lässt sich nicht um Felder erweitern. Fehlt etwas, etwa für die Kundenpreise, ergänzen wir eine eigene API in Business Central.

Schritt 4: Festlegen, woran wir den Erfolg erkennen. Vor dem Start prüfen wir die unangenehmen Fälle: eine Bestellung bei nicht erreichbarem ERP, eine doppelte Übergabe, ein Stammkunde mit Sonderpreis und ein ausverkaufter Artikel.

Am Ende der Planung steht ein Datenflussplan, eine Liste der Testfälle und ein Angebot mit klarem Umfang. Bei einem anderen ERP ändern sich die technischen Details aus Schritt 3, das Vorgehen bleibt gleich.

Fertiger Konnektor oder eigene Schnittstelle?

Für viele ERP-Systeme gibt es fertige Konnektoren, und oft ist das ein guter Start. Wir prüfen zuerst, ob einer zu deinen Abläufen passt, was er laufend kostet und wie er mit Updates umgeht. Eine eigene Schnittstelle lohnt sich vor allem, wenn deine Preislogik oder dein Auftragsablauf vom Standard abweicht. Für das, was wir für dich entwickeln, zahlst du keine Lizenz und kein Abo.

Für deine IT

• Zugriff: eigene Integration in Shopware mit passenden Rechten, Anmeldung über /api/oauth/token.
• Massendaten: POST /api/_action/sync, dazu die Header indexing-behavior und sw-skip-trigger-flow.
• Aufträge: Subscriber auf CheckoutOrderPlacedEvent, Übergabe als Message, idempotent über die Bestellnummer.
• Status: Zustandswechsel über /api/_action/order/{orderId}/state/{transition} und die entsprechenden Endpunkte für Lieferung und Zahlung.
• Zuordnung: ERP-Nummern als Custom Fields oder über die Produktnummer.
• Bestand: Konfiguration shopware.stock.enable_stock_management.

Der nächste Schritt

Eine ERP-Anbindung ist ein eigenes Projekt, das wir dir separat und mit klarem Umfang anbieten. Den laufenden Betrieb danach übernehmen auf Wunsch unsere Komplettpakete. Einzelne Systeme ordnen wir unter Systeme und Schnittstellen ein. Sprich uns im Erstgespräch einfach auf dein System an.

Häufige Fragen

Unser ERP steht nicht in der Übersicht. Geht das trotzdem? Meist schon. Das hängt weniger vom Namen ab als davon, welche Wege dein ERP anbietet, zum Beispiel eine API, Dateien oder einen Datenbank-Zugriff. Das klären wir als Erstes.

Müssen wir alles auf einmal anbinden? Nein. Oft ist es sinnvoll, mit der Strecke zu beginnen, die am meisten Handarbeit kostet, meist die Aufträge.

Was passiert, wenn das ERP gerade nicht erreichbar ist? Der Shop verkauft weiter. Aufträge warten in der Warteschlange und werden übergeben, sobald das ERP wieder antwortet.

Was passiert bei einem Shopware-Update? Wir bauen über die offiziellen Schnittstellen und testen die Strecke vor dem Update. So fällt eine Änderung auf, bevor sie deine Kunden erreicht.