Shopware CRM Integration: Vertrieb und Shop verbinden

Dein Außendienst fährt zu einem Stammkunden und weiß nicht, dass dieser gestern im Shop bestellt hat. Im Shop registriert sich ein neuer Geschäftskunde, und der Vertrieb erfährt davon per weitergeleiteter E-Mail. Beide Systeme haben ihre Daten, aber sie sprechen nicht miteinander.

Mit einer Shopware CRM Integration sieht dein Vertrieb, was im Shop passiert, und der Shop kennt, was der Vertrieb entschieden hat.

Was du davon im Alltag hast

• Der Vertrieb ist vorbereitet. Bestellungen und Umsatz stehen beim Kontakt, ohne Rückfrage im Innendienst.
• Anfragen gehen nicht unter. Kontaktanfragen aus dem Shop landen als Vorgang im CRM.
• Neue Geschäftskunden werden schneller freigeschaltet. Die Registrierung erreicht den Vertrieb, seine Entscheidung kommt zurück in den Shop.
• Dein Marketing arbeitet mit aktuellen Daten. Der Newsletter-Status ist in beiden Systemen derselbe.

Die drei Fragen vor dem Bau

Wer führt welche Daten? Adressen pflegt oft der Kunde selbst im Shop, Ansprechpartner und Notizen pflegt der Vertrieb. Für jedes Feld ist klar, welches System gewinnt, wenn sich beide unterscheiden.

Wie erkennen wir denselben Kunden wieder? Im B2B bestellen oft mehrere Personen für eine Firma. Deshalb legen wir fest, wie aus Kundenkonten Kontakte und Firmen werden, und wie mit vorhandenen Dubletten umzugehen ist.

Welche Daten braucht der Vertrieb wirklich? Wir übertragen nur, was einen Zweck hat, und stimmen Einwilligungen und Auftragsverarbeitung gemeinsam mit dir ab. Weniger Felder bedeuten auch weniger Pflege.

So setzen wir das in Shopware um

Shopware meldet die wichtigen Ereignisse selbst: neue Registrierung, Bestellung, Kontaktanfrage oder Änderung beim Newsletter. Auf diese Ereignisse reagiert ein Plugin und überträgt die Daten im Hintergrund. Der Kunde im Shop wartet also nicht auf dein CRM, und eine fehlgeschlagene Übertragung läuft erneut.

Für einfache Fälle kann auch der Flow Builder von Shopware reichen. Der Aufruf externer Adressen ist dort allerdings an einen bezahlten Plan gebunden. Rückwege wie eine neue Kundengruppe kommen über die Admin API in den Shop.

Welche CRM-Systeme im Mittelstand infrage kommen

Diese Übersicht ist eine Orientierung, keine Marktstatistik und keine vollständige Liste.

Für manche Systeme gibt es fertige Konnektoren, und wenn einer zu deinem Vertrieb passt, ist das oft der schnellere Weg. Eine eigene Integration lohnt sich, wenn deine Abläufe davon abweichen. Dafür zahlst du bei uns keine Lizenz und kein Abo.

Das Prinzip nutzen wir selbst: Anfragen von unserer Website laufen per Schnittstelle direkt in unser eigenes CRM.

Beispiel: So würden wir Shopware und Brevo planen

Dieses Beispiel ist frei erfunden. Es zeigt, wie wir vorgehen würden, nicht ein abgeschlossenes Kundenprojekt.

Stell dir einen Händler für Arbeitsschutz und Workwear vor: rund 25 Mitarbeitende, ein B2B-Shop auf Shopware 6 und Newsletter über Brevo. Bisher exportiert jemand vor jeder Kampagne eine Kundenliste. Wer sich in Brevo abmeldet, steht im Shop weiter als Abonnent. Künftig sollen Sicherheitsbeauftragte andere Angebote bekommen als Einkäufer.

Schritt 1: Festlegen, was fließt.

Schritt 2: Zuerst das Vorhandene testen. Brevo bietet ein eigenes Shopware-Plugin, das Kontakte und Bestellungen synchronisiert. In einer Testumgebung prüfen wir, ob es die gewünschten Felder und Warengruppen abdeckt. Laut Brevo installiert es außerdem einen Tracker im Shop, deshalb klären wir auch das Zusammenspiel mit deinem Cookie-Banner.

Schritt 3: Nur die Lücken selbst bauen. Würden in unserem Beispiel die Warengruppen fehlen, ergänzen wir eine kleine eigene Erweiterung. Abmeldungen kommen über einen Webhook von Brevo zurück in den Shop.

Schritt 4: Die Bestandsdaten sauber übernehmen. Nur Kontakte mit gültiger Einwilligung kommen in die Newsletter-Listen. Beim ersten Import laufen keine Flows und E-Mails an.

Schritt 5: Die heiklen Fälle testen. Abmeldung in beiden Richtungen, geänderte Kundengruppe, Bestellung ohne Newsletter-Einwilligung und ein Kontakt, der mehrfach vorkommt.

Am Ende der Planung steht eine Feldliste mit dem führenden System, die Entscheidung zwischen Plugin und eigener Erweiterung und ein Angebot mit klarem Umfang. Bei einem Vertriebs-CRM wie HubSpot rücken statt der Newsletter eher Firmen, Kontakte und Bestellhistorie in den Mittelpunkt.

Für deine IT

• Ereignisse: CustomerRegisterEvent, CheckoutOrderPlacedEvent, ContactFormEvent, NewsletterConfirmEvent und NewsletterUnsubscribeEvent.
• B2B-Freigabe: CustomerGroupRegistrationAccepted und CustomerGroupRegistrationDeclined.
• Übertragung: Subscriber im Plugin, Versand als Message über die Message Queue, mit Wiederholung.
• Alternative: App-Webhooks. Bei entity.written enthält die Nachricht nur die ID, die Daten werden danach über die API geladen.
• Rückweg: Admin API mit eigener Integration und passenden Rechten, Massendaten über die Sync API.
• Brevo: REST-API für Kontakte und E-Commerce-Daten, Marketing-Webhooks unter anderem für unsubscribe und contact_updated.
• Erstbefüllung: Beim Import verhindert der Header sw-skip-trigger-flow, dass für jeden Datensatz Flows und E-Mails ausgelöst werden.

Der nächste Schritt

Eine CRM-Integration bieten wir dir als eigenes Projekt mit klarem Umfang an. Oft hängt sie mit der ERP-Schnittstelle zusammen, deshalb schauen wir beide gemeinsam an. Sprich uns im Erstgespräch einfach auf dein System an. Den Betrieb danach übernehmen auf Wunsch unsere Komplettpakete.

Häufige Fragen

Können wir mit einem kleinen Teil anfangen? Ja. Oft reichen zu Beginn neue Kunden und Bestellungen. Weitere Daten kommen dazu, wenn der Vertrieb damit arbeitet.

Was passiert mit unseren vorhandenen Kundendaten? Sie werden einmalig abgeglichen und zusammengeführt. Dabei legen wir vorher fest, wie mit Dubletten umzugehen ist.

Brauchen wir dafür einen bezahlten Shopware-Plan? Für eine Integration über ein eigenes Plugin nicht. Einzelne Funktionen, etwa externe Aufrufe im Flow Builder, hängen aber am Plan. Das prüfen wir für deinen Fall.